A comunicação como peça chave na gestão de projetos

Segundo levantamento do Project Management Institute (PMI), para 76% das empresas o principal motivo para seus projetos fracassarem são falhas na comunicação. Por isso, ter uma estratégia clara de comunicação em todas as etapas do projeto é fundamental.

Ao longo de meus mais de 12 anos na área de comunicação atuando em equipes de marketing e agora como líder na parte de comunicação em gestão de projetos da Inflow Tech tenho visto muitas empresas iniciarem projetos realmente promissores que param ou apresentam falhas por problemas de comunicação que seriam rapidamente resolvidos se houvesse um cuidado maior sobre este aspecto.

Digo isso porque se engana quem acha que a comunicação de um projeto é apenas fazer informativos sobre as etapas para toda a organização, é necessário muito mais.

Além da preocupação sobre o conteúdo (que deve ser dito), é preciso saber como essa informação vai ser recebida por cada receptor e qual o melhor meio para fazer essa divulgação.

Um projeto é algo vivo, então não basta uma comunicação unilateral (emissor- meio – receptor), é algo dinâmico e que precisa ser feito levando em consideração a opinião dos colaboradores e demais envolvidos, fazer com que todos entendam que são parte do projeto, entendam o motivo de ele ser benéfico para todos e estar por dentro em cada etapa de seu desenvolvimento, ou seja uma comunicação transparente com todos que serão impactados por ele.

Não basta desenvolver projetos importantes envolvendo poucas pessoas, fechar um modelo e depois impor ele para toda a organização. Pois, isso gera resistência, falhas de comunicação (porque nem todos participaram das etapas e entenderam como ele se desenvolveu) e falta de engajamento.

Em nossa consultoria trabalhamos com um desenvolvimento de comunicação para que a divulgação de projetos envolva comunicações específicas para os principais envolvidos, comunicações gerais para todos da empresa em cada etapa de desenvolvimento, organização de formulários para verificar a aderência e interpretação de todos sobre o entendimento do projeto e ainda a análise da melhor forma de fazer essa comunicação (se por vídeo, e-mail, intranet ou um evento).

De qualquer forma, é preciso entender que não há uma fórmula exata de se fazer uma comunicação de um projeto, vai da particularidade de cada empresa, cada público e cada objetivo. O importante é que para um projeto dar certo, é necessário se atentar para que uma estratégia de comunicação seja feita para acompanhá-lo.